Die Betriebskostenabrechnung

Abrechnung muss übersichtlich und verständlich sein

In den meisten Mietverträgen ist vereinbart, dass der Mieter zuzüglich zur Nettomiete noch Betriebskosten zu zahlen hat. Diese Kostenposition ist in den letzten Jahren immer stärker angestiegen, so dass die Betriebskosten mittlerweile als „zweite Miete“ bezeichnet werden. Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, ergibt sich aus der Be­triebs­kos­ten­ver­ord­nung (BetrKV). Zu den Betriebskosten im Sinne dieser Verordnung gehören zum Beispiel die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung und der Entwässerung, die Heiz- und Warmwasserkosten, die Betriebskosten für einen vorhandenen Aufzug oder eine Antennenanlage, die Kosten der Straßen- und Gebäudereinigung, der Müllbeseitigung, der Gartenpflege, der Beleuchtung, des Kaminkehrers und des Hausmeisters sowie die Kosten für die Gebäudeversicherungen. Nicht auf den Mieter umgelegt werden können hingegen Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und In­stand­set­zungs­kos­ten.

Abgerechnet werden können grundsätzlich nur diejenigen Betriebskosten, die gemäß Mietvertrag auch auf den Mieter umgelegt worden sind. Für eine wirksame Umlage müssen die einzelnen Kostenpositionen entweder namentlich im Mietvertrag konkret benannt werden oder es wird allgemein auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen. Nicht hinreichend bestimmt sind hingegen allgemeine Formulierungen im Mietvertrag, wie zum Beispiel „Alle anfallenden Betriebskosten trägt der Mieter“. Nachträglich entstandene Betriebskosten – zum Beispiel für eine später abgeschlossene Gebäudeversicherung – können jedenfalls dann auf den Mieter umgelegt werden, wenn die nachträglich entstandene Kostenposition im Mietvertrag bereits als umlegungsfähig enthalten ist oder wenn im Mietvertrag die Umlegbarkeit neu eingeführter oder neu entstandener Betriebskosten ausdrücklich vereinbart wurde.

Über die Betriebskosten hat der Vermieter nur dann abzurechnen, wenn der Mieter hierfür monatliche Vorauszahlungen zu leisten hat. Ist im Mietvertrag hingegen eine Betriebskostenpauschale vereinbart, muss hierüber nicht abgerechnet werden. Mit der Pauschale gelten vielmehr alle Ansprüche als abgegolten. Weder der Mieter noch der Vermieter können daher einen finanziellen Ausgleich verlangen, wenn die tatsächlichen Kosten nicht mit den Pauschalzahlungen übereinstimmen. Zu einer Erhöhung der Be­triebs­kos­ten­pau­scha­le ist der Vermieter gemäß § 560 Absatz 1 BGB nur dann berechtigt, wenn er sich das Recht hierzu im Mietvertrag ausdrücklich vorbehalten hat.

Sind Vorauszahlungen für anfallende Betriebskosten vereinbart, ist hierüber jährlich abzurechnen (§ 556 Absatz 3 Satz 1 BGB). Der in der Abrechnung anzugebende Abrechnungszeitraum muss zwar nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, es darf aber maximal ein Zeitraum von einem Jahr abgerechnet werden. Die Abrechnung muss dem Mieter gemäß § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB spätestens bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes zugehen. Nach Ablauf dieser Abrechnungsfrist ist der Vermieter mit Nachforderungen für einen bereits abgelaufenen Abrechnungszeitraum grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, er konnte die Frist unverschuldet nicht einhalten (§ 556 Absatz 3 Satz 3 BGB). Aber auch wenn Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat, darf er sich, nachdem ihm die notwendigen Unterlagen für die Abrechnung vorliegen, mit einer Nachforderung nicht unbegrenzt Zeit lassen. Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofes vom 05.07.2006 (Az.: VIII ZR 220/05) ist der Vermieter in der Regel vielmehr verpflichtet, innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses die Abrechnung zu erstellen bzw. eine Nachforderung zu erheben.

Die Abrechnungsfrist ist gewahrt, wenn der Vermieter dem Mieter eine formell ordnungsgemäße und verständliche Abrechnung innerhalb der Zwölfmonatsfrist hat zukommen lassen. Dass der Mieter die Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist erhalten hat, ist vom Vermieter zu beweisen. Welche Mindestangaben eine Abrechnung enthalten muss, wird im zweiten Teil dieses Artikels in der nächsten Ausgabe von „Siedlung und Eigenheim“ erläutert. Eine Abrechnung, welche die Mindestanforderungen nicht erfüllt und damit formell fehlerhaft ist, kann nur innerhalb der Zwölfmonatsfrist berichtigt werden. Wird innerhalb der Abrechnungsfrist keine berichtigte Abrechnung erstellt, besteht für den Mieter auch keine Zah­lungs­ver­pflich­tung. Ist die Abrechnung nicht formell, sondern lediglich inhaltlich fehlerhaft (zum Beispiel wegen eines Rechenfehlers oder der Angabe eines falschen Verteilerschlüssels), kann der Fehler nach einem Urteil des Bun­des­ge­richts­ho­fes vom 17.11.2004 (Az.: VIII ZR 115/04) zwar auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert werden. Allerdings ist der Nachzahlungsanspruch des Vermieters, wenn dieser den Abrechnungsfehler zu vertreten hat, bei einer Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist auf den ursprünglich mit der fehlerhaften Abrechnung geforderten Betrag begrenzt.

Inhaltlich muss eine Betriebskostenabrechnung neben der Angabe des Abrechnungszeitraumes nach der Rechtsprechung des Bundesgerichthofes (Urteil vom 23.11.1981, Az.: VIII ZR 298/80) nachfolgende Mindestangaben enthalten:

  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
  • die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels,
  • die Berechnung des Anteils des Mieters,
  • den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Die Abrechnung muss übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Sie soll auch für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch oder be­triebs­wirt­schaft­lich nicht geschulten Mieter gedanklich und rechnerisch nachvollziehbar sein. Eine Abrechnung, welche diese Voraussetzungen nicht erfüllt ist grundsätzlich unwirksam und kann vom Mieter zurückgewiesen werden.

Nach welchem Verteilerschlüssel die Gesamtkosten auf den Mieter umgelegt werden, kann zwischen den Parteien grundsätzlich frei vereinbart werden. Als mögliche Verteilerschlüssel kommen dabei in Betracht: der erfasste Verbrauch, die Wohnfläche, die Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen, die Anzahl der im Haus vorhandenen Wohnungen oder der Miteigentumsanteil bei einer vermieteten Eigentumswohnung. Nur die Kosten für Heizung und Warmwasser sind gemäß der Heizkostenverordnung von wenigen Ausnahmen abgesehen zwingend verbrauchsabhängig abzurechnen. Ist im Mietvertrag kein bestimmter Verteilerschlüssel vereinbart, sind die Betriebskosten gemäß § 556a Absatz 1 Satz 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche abzurechnen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch den Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt (§ 556a Absatz 1 Satz 2 BGB).

Kommt der Vermieter seiner Pflicht zur ordnungsgemäßen Abrechnung der Betriebskosten nicht fristgerecht nach, kann der Mieter den Vermieter auf Abrechnung verklagen. Um die Abrechnung durchzusetzen, hat der Mieter nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes vom 29.03.2006 (Az.: VIII ZR 191/05) aber auch das Recht, die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen solange zurück zu behalten,  bis der Vermieter die ausstehende Abrechnung letztendlich erstellt. Ist das Mietverhältnis bereits beendet, hat der Mieter nach einem weiteren Urteil des Bundesgerichtshofes vom 09.03.2005 (Az.: VIII ZR 57/04) sogar einen Rechtsanspruch auf Rückzahlung der bereits geleisteten, aber noch nicht abgerechneten Abschlagszahlungen.

Der Mieter hat das Recht, zur Nachprüfung der Betriebskostenabrechnung Einsicht in die Abrechnungsbelege zu verlangen. Einen Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege hat der Mieter nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes vom 08.03.2006 (Az.: VIII ZR 78/05) ausnahmsweise nur dann, wenn ihm die Einsichtnahme in die Ab­rech­nungs­un­ter­la­gen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung sind dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Absatz  3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter keine Einwendungen gegen die Abrechnung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Absatz  3 Satz 6 BGB).

Ergibt sich aus einer Betriebskostenabrechnung ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters oder ein Rückerstattungsanspruch des Mieters, kann jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform (auch mit Fax oder per eMail) eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlung in angemessener Höhe vornehmen (§ 560 Absatz 4 BGB). Der angepasste Vorauszahlungsbetrag wird mit Beginn des auf den Zugang der Erklärung folgenden übernächsten Monats zur Zahlung fällig. Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters aus einer innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist ordnungsgemäß erstellten Abrechnung oder der Rückerstattungsanspruch des Mieters verjährt gemäß § 195 BGB innerhalb der Regelverjährungsfrist von drei Jahren.

Rainer Schmitt
Jurist beim Eigenheimerverband Bayern e.V.